Make Your Own Event!

🤔 Gimana sih cara mengelola Event?

1. Pre Event

2. Event

3. Post Event

🗂️ Pre Event

• Kalian harus mengetahui event apa yang kalian ingin buat, kalian juga bisa mengacu dari timeline program tahunan/kuartal kalau kalian udah decide ini di awal kepengurusan. Misalnya mau bikin electives, community event, atau holiday club.

• Kalian juga bisa decide dari awal apakah event mau dijalankan secara online/offline/hybrid.

• Lalu, kalian bisa tentukan PIC Event/Progam dan juga Team yang berkaitan dengan program tersebut, misalkan PIC Rookies, PIC Mentor, PIC Speaker, dan lain-lain sesuai kebutuhan event.

• Kemudian kalian bisa tentukan weekly meetingnya supaya kalian bisa selalu update progress dari masing-masing tim. Jangan lupa juga semua hasil diskusinya dicatat di notion. Supaya kita semua bisa baca ulang lagi dan bisa refer to MoM (Meeting of Minutes) untuk action plannya.

• Selanjutnya, ketika team dari event tersebut sudah set, kalian bisa masuk ke tahap “brainstorming ide” bagian ini termasuk juga menentukan topik kelas yang dibawakan, exact date (hari H eventnya mau kapan), dan waktu open & close registration.

• Setelah itu, kalian tinggal mengikuti template to do yang ada di notion. Untuk tutorial tentang notion akan diperlihatkan di modul berikutnya ya! 😊

• Setelah kalian sudah mengisi to-do-list program, dan sudah mengetahui konsep program yang ingin dijalankan, kalian bisa menentukkan anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan program tersebut (opsional), dimana teman - teman bisa menggunakan template disini untuk diajukan ke team Generation Girl melalui typeform pada link bit.ly/RAB-leaders paling lambat 3 Minggu sebelum kegiatan berlangsung. Kami sarankan untuk anggaran hanya digunakan untuk program Offline yang memerlukan keperluan yang lebih kompleks, perlu di notes untuk anggaran yang diberikan Generation Girl yaitu Rp. 350.000 setiap bulannya, jadi bisa banget nih teman - teman ajukan kerjasama/sponsor/kolaborasi dengan partner eksternal terkait untuk support program kalian. Psst, seluruh mentor dan pembicara di Generation Girl pusat juga fully probono (alias sukarela) jadi pasti temen - temen juga bisa banget dapetin yang serupa! Semangat yah 🎉

• Dalam tahap ini juga kalian bisa approach pihak eksternal, yaitu mentor, speaker ataupun judges tergantung sama kebutuhan kalian.

• Penting juga untuk mempersiapkan beberapa dokumen yang diperlukan, misalnya handbook, opening & closing deck, link zoom (jika event kalian online), dan sebagainya.

📅 Event (It’s the day!)

• Do briefing with team di 1 jam atau 30 menit sebelum, dan bersama mentor/speaker di 20 atau 15 menit sebelum. Kalian mesti memastikan semua keperluan hari H sudah tersedia, dari mulai opening/closing deck, bisa juga technology check, audio check, playlist musik juga penting untuk diplay ketika menunggu sebelum opening dimulai.

• Buatlah satu thread di discord untuk diskusi mengenai event di hari itu, supaya jika ada kesulitan atau hambatan bisa saling back up dan mencari solusinya.

• Ketika di hari H, anggaplah rookies sebagai teman kalian. Selalu menyapa dan aktif bertanya apakah ada kesulitan, tanya kabarnya, tanya bagaimana pembelajaran di kelasnya.

• Jika kalian menjadi MC, gunakanlah bahasa yang casual dan non formal ya 😊 Jadi, santai aja 💕

• Setelah program selesai, adakan retro / evaluasi bersama mentor dan tim selama 15 - 20 menit aja. Tujuannya untuk mengetahui What Went Well, What Went Wrong, and Things to Improve atau Action Plan supaya lebih baik ke depannya.

⌛ Post Event

• Pertama, kamu perlu mengecek kembali data peserta dan mentor. Dari mulai presensi, nama lengkap, kelas/topik yang diambil oleh rookies, kelas/topik yang mentor ajar, sampai alamat rumah mereka. Biasanya untuk rookies ada di post form, dan untuk mentor di form awal atau di exit form 😊

• Kedua, sebagai salah satu benefit untuk rookies dan juga mentor, kita perlu mengirimkan e-certificate. E-certificate ini kita akan kirim secara otomatis menggunakan autocrat. Untuk tutorialnya nanti kalian bisa cek di module tools ya! 😊

• Ketiga, karena hampir semua program kita itu free alias gratis sebagai bentuk commitment fee dari rookies biasanya kita menetapkan semacam deposit yang besarannya tergantung dengan acaranya, hal ini juga kalian bisa cek kembali di handbook. Setelah acaranya, kalian perlu mengurus refund deposit rookies tersebut, hal ini juga akan disesuaikan dengan beberapa peraturan. Misalnya: adanya deduction deposit jika rookies tidak hadir dalam program kita, selain itu juga ada deduction untuk pengiriman merchandize. Penentuan adanya deposit fee ini sifatnya optional ya, Leaders! Kalian bisa juga untuk tidak menerapkan deposit fee ini.

• Keempat, biasanya kalian akan ada packing session untuk mempersiapkan merchandize yang dikirimkan jika programnya online atau dibagikan jika programnya offline kepada rookies, mentor dan partner (pengiriman merchandize ini biasanya ada di program holiday club).

• Kelima, waktunya kalian untuk mengirimkan merchandize ke rookies, mentor, dan partner <3

• Keenam, setiap selesai acara, kalian jangan lupa untuk kirim Thank You Letter via personal chat dan juga email kepada mentor, speaker, judges, dan partner ya! <3 Tenang aja, templatenya juga udah ada kok di notion 👀

🍀 Format event di GenG apa aja ya?

• Pertama, jika kamu mengadakan secara online, kamu harus persiapkan platformnya, seperti zoom. Untuk zoom, Generation Girl akan menyediakan satu zoom, namun untuk menghindari conflicted schedule, kalian bisa mengisi form pemakaian zoom di link ini: bit.ly/requestzoomleaders, dan selanjutnya bisa up atau info ke PIC dari Generation Girl. Perlu diingat juga, untuk selalu mengadakan test run atau GR maksimal H-1 program. Tujuannya adalah untuk memastikan apa yang kalian butuhkan di hari H terkait fitur di dalam zoom, dan perlunya pembagian jobdesc antar tim supaya clear.

• Kedua, jika kamu mengadakan secara offline, kamu harus GR maksimal H-2 supaya masih bisa ada ruang untuk kalian mempersiapkan jika masih ada yang kurang. Kalian harus mengatur flow dari rookies sampai, kemudian melakukan registrasi, berjalannya acara, hingga selesainya program berjalan dengan baik dan lancar. Psst, jangan lupa juga untuk menyiapkan snack (acara dengan waktu 3 jam) dan juga makan siang (untuk acara yang lebih dari 3 jam) jika diperlukan yah. Kita saranin banget untuk kalian coba cari beberapa partners food and beverage yang mau bantu support hal ini yah.